Wie ‚Things 3‘ mich dazu brachte wieder Spaß an der elektronischen Aufgabenverwaltung zu haben.

Was war das für ein chaotisches letztes halbes Jahr zumindest aus meiner persönlichen „GTD Sicht“ gesehen. Genauer gesagt konnte ich quasi selbst dabei zusehen, wie mein eigentlich mal gut überlegter Worflow Dinge zu erledigen langsam aber stetig in sich zusammenfiel, dabei war er gar nicht mal schlecht. Aber vielleicht hole ich einfach mal etwas weiter aus.

22.10.2018

Ja es ist schon eine Weile her, dass ich von mir sagen konnte ich hätte meine ToDo’s im Griff. Mehrere Monate lang habe ich mich an Omnifocus zur Organisation von Job und Privatleben abgearbeitet und das im wahrsten Sinne des Wortes.

Für was genau erstelle ich Projekte? Wie bilde ich sinnvolle Kontexte und wie entscheide ich was überhaupt wann wichtig ist? Was kommt alles ins Interface und was hilft mir dabei meine ToDo-Routine à la David Allen (denn das will Omnifocus) auch wirklich einzuhalten? Am Ende hatte ich eine halbwegs gute Herangehensweise gefunden und ich habe gemerkt, wie mächtig „Getting Things Done“ sein kann und wie sinnvoll Omnifocus diese Methode ins Digitale übersetzt und ergänzt.

Warum habe ich damit aufgehört?

Nun, das konnte ich anfangs auch noch nicht sagen. Ich habe nur gemerkt, dass meine Disziplin nicht ausgereicht hat und wie ich mit der zeit wieder damit anfing „Post It’s“ auf der Arbeit zu beschreiben, Einkaufslisten auf Papier zu erstellen oder mir wichtige Aufgaben als als Termine in meinen digitalen Kalender eintrug. Omnifocus ist alles andere als eine schlechte Software, vielleicht es sogar die beste für Menschen mit einem wirklich durchgetakteten Tag, die in vielen Projekten stecken und die ohne System in ihren vielen Aufgaben untergehen würden. Es liegt also nicht an Omnifocus, dass es bei mir nicht funktioniert hat. Das Problem liegt bei mir, denn so ein Mensch bin ich einfach nicht.

Doch ich bin sehr wohl jemand dem Struktur und Organisation im Alltag helfen und jemand der sich darüber freut alles im Überblick und an einem Ort zu haben. Ich bin jemand dem es eigentlich auf die Nerven geht Zettel zu schreiben und dem Apple’s „Reminders“ zu wenig sind um meine Bedürfnisse dadurch erfüllt zu wissen. Und mein Kalender soll für Termine da sein, auch wenn Fantastical (immer noch die Software meiner Wahl) durchaus auch mit „Erinnerungen“ umgehen kann, dass will ich nicht.

Also habe ich es jetzt mal mit Things 3 probiert, einer Aufgabenverwaltung deren Namen eigentlich jeder schonmal gehört haben sollte, der sich auch nur rudimentär mit dem Thema auseinandergesetzt hat. Things wird in der Stuttgarter Softwareschmiede „Cultured Code“ entwickelt und gehört zu den erfolgreichsten und meistbenutzten Task Managern im Apple Kosmos. Es wurde Zeit, dass ich mich mal darauf einlasse. Was blieb mit auch anderes übrig, denn so weitergehen wie oben beschrieben konnte es nicht.

Was mir wichtig ist:

Nach der gefühlt leichten Überforderung durch Omnifocus war mein Wunsch an Things, dass es leichter von der Hand geht und ich mich in erster Linie dem widmen kann was zu tun ist und nicht zu viel damit beschäftigt bin meine Software zu pflegen. Und ich habe mir eine gute und schnelle Synchronisation zwischen iOS und MacOS gewünscht, denn da leistet Omnifocus ganze Arbeit und das wollte ich nicht mehr missen. Außerdem wäre eine gewisse Tiefe der Software, die mir im Zweifel auch das Organisieren aufwändigerer Aufgaben und Projekte ermöglicht und der nicht bei nur etwas höheren Ansprüchen gleich die Puste ausgeht, mir dann schon wichtig. Diese Pro-Funktionen sollen halt bitte nur nicht so aufdringlich daher kommen wie in Omnifocus.

Ein gutes Mittelmaß eben mit dem Focus auf den Task-Alltag eines „Average Guys“, zu denen ich mich dann doch eher zuordne als in das Lager überarbeiteter Manager kurz vor dem Burnout. Dennoch „Luft nach oben sollte schon da sein“. Ja ich weiss, dass klingt nach jemandem der nicht weiss was er will und oder was er braucht aber so ist das eben ;)

Doch bevor ich hier beantworte ob Things mir das alles bieten konnte und was ich noch dazu bekommen habe, erstmal ein kleiner Einblick in die Grundfunktionalität der Software. Andere Reviews sind da sicherlich detaillierter aber das hier ja in erster Linie ein Erfahrungsbericht. Also let’s go:

Less is more:

Wer Things öffnet, sieht zunächst den einfach gehaltenen Main Screen. Der Umfasst die verschiedenen Ressorts in die sich die Aufgaben zuordnen lassen. Alles was man erledigen will landet zunächst im Eingang, kann von dort direkt abgehakt werden oder wird dann eben weiter zugeordnet. Das ist genau wie in Omnifocus und hilft einem dabei erstmal alles einfach aus dem Kopf zu kriegen indem man es erstmal aufschreibt oder einspricht.In der Heute Übersicht landet dann alles was mit einem Erledigungsdatum für den entsprechenden Tag gekennzeichnet ist.

Geplant ist mein Lieblngs-Ressort, denn dort erzählt sieht man alle terminierten Tasks untereinander zum durchscrollen. Hervorragend um sich das über das was in den kommenden Tagen so ansteht zu vergegenwärtigen. Das beste ist, dass man hier die Kalendereinträge „dazu schalten“ kann. Mein Arbeitstag ist meistens eine Mischung aus Meetings und Zeiten in denen ich einzelne Aufgaben am Schreibtisch erledige. In „Geplant“ schmilzt so alles zusammen und ich mache teilweise noch nicht mal mehr den Kalender auf. Sogar die unterschiedlichen „Farben“ verschiedener Kalender werden richtig dargestellt, perfekt.

In Jederzeit befinden sich alle Tasks ohne Erfüllungsdatum (hab ich persönlich jetzt noch nicht so häufig reingeschaut) und in der Spalte für Irgendwann landen Aufgaben die man irgendwann man erledigen will (also vor sich herschiebt), bei denen man sich aber besser fühlt, wenn sie irgendwo stehen. Ja, davon habe ich leider auch ein paar ;)

Im sog. Logbuch versammeln sich dann alle Aufgaben die man bereits abgearbeitet hat, falls man eine mal reaktivieren möchte oder einfach nochmal nachgucken will was war.

Projekte und Checklisten:

Eigentlich war das schon alles, es sei denn man nutzt die Funktion Aufgaben ein Projekte umzuwandeln. Das kann man im Prinzip mit jeder Aufgabe tun, die dann zu einer eignen Anzeige im Main Screen wird, in der man weitere kleinschnittigere Punkte unterbringen kann. Jetzt sind wir eigentlich wieder an dem, Punkt, an dem man ins Grübeln käme, was denn überhaupt ein Projekt sein könnte und genau das wollte ich ja vermeiden.

Glücklicher Weise haben Projekte in Things nicht so einen hohen Stellenwert wie in Omnifocus, denn es gibt eine Funktion, die ich schlichtweg genial finde und die mich genau vor diesem Problem bewahrt. Hierbei handelt es sich um die sog. Checklisten die man alternativ unter jede einzelne Aufgabe heften kann. Im Prinzip wird die Aufgabe dann zum „Mini Projekt“ und das ohne groß anders von mir behandelt werden zu müssen. Unterschritte erstellt man so relativ nativ und nur dann wenn sie auch wirklich Sinn machen. Für mich und alle denen die Arbeit mit „Projekten“ bisher zu umständlich war eine ideale Lösung.

Aktuell habe ich zwar ein „Projekt“ im herkömmlichen Sinne am laufen, doch hierbei handelt es sich um ein Liste mit Schallplatten die ich bestellt habe und wo ich jede einzelne die ankommt abhake. Hab das ganze also quasi ein bisschen zweckentfremdet. Aber weil Projekte außerhalb meiner geliebten „Geplant“ Sparte laufen, stört das nicht und ich habe endlich einen Ort wo ich so etwas führen kann und auch reingucke.

Things ist purer Augenzucker:

Alles was ich bisher beschrieben habe wird aber nochmal aufgewertet durch das super-stylische und durchdachte Design von Things. Es ist einfach ein Freude die Apps zu benutzen und man lernt mit der Zeit von ganz alleine damit umzugehen. Auf iOS ist es besonders der „plus“ Button der ein gutes Beispiel darstellt. Den kann man per „drag & drop“ genau dahin ziehen wo man einen neuen Task erstellen will und erspart sich das spätere kategorisieren per Hand.

Dazu gesellen sich viele Kleinigkeiten, wie z.B. eine kreisrunde Statusanzeige über den Stand von aktiven Projekten oder die clever gesetzten Zusatzinfos hinter einzelnen Tasks, wie Deadline, Tags oder eingestellte Alarme. Wer damit anfängt Things zu benutzen, der weiss was ich meine. Hier ist Design in erster Linie ein Garant für Funktionalität und so muss es sein.

Die Things Cloud:

Things Benutzer können auf einen hausinternen Cloud-Service Zugriefen, der die Synchronisation zwischen Mac, iPad und iPhone zuverlässig bewerkstelligt. Wie bereits oben beschrieben habe ich einfach den Anspruch das es hier keine Probleme gibt und bis jetzt kann ich ohne Zweifel sagen, hier alles reibungslos läuft. Selbst über Siri eingesprochene Tasks, die bis man es „abnickt“ erstmal in Apple’s „Reminders“ verbleiben und bis dahin trotzdem schon in Things angezeigt werden, tauchen auf allen Devices auf, gute Sache. Synchronisation „in alle Richtungen“ sollte im Jahr 2018 im allgemeinen kein Grund zur Sorge sein aber gerade in Sachen iCloud ist man da ja oft genug anderes gewohnt. Ich bin also froh, dass Things genauso wie Omnifocus hier ebenfalls auf eine eigene Lösung setzt.

On Top:

Es gibt durchaus einige Funktionen in Things, die ich hier nicht erwähnt habe. Beispielsweise das erstellen von Aufgaben via Email oder über den „Teilen Button“ im iOS Browser. Mehrere Aufgaben können markiert und in eins editiert oder verschoben werden und auf dem Mac ist das Arbeiten mit multiplen Fenstern möglich.

Pro User können sich sogar mit URL-Schemen austoben, die ebenfalls supported werden, genauso wie Siri Shortcuts. Außerdem gibt es eine Apple Watch App, für Leute die Wert darauf legen. Das alles ist kein „muss“, Things funktioniert auch super ohne das man sich dort „hinein nerdet“ und genau hier liegt seine Stärke. Die „Luft nach oben“ dich ich mir gewünscht habe ist aber da und das ist fantastisch.

Was fehlt:

Wie sich herauslesen lässt bin ich mit Things sehr zufrieden, dennoch gibt es ein paar Sachen die ich mir vielleicht in späteren Versionen wünschen würde. Als da wären: Dateianhänge in Tasks. In Omnifocus habe ich gerne mal Fotos hinterlegt und das fehlt hier noch.
Ortsbasierte Erinnerungen wären ebenfalls keine schlechte Sache. Ich muss aber sagen, dass das in Omnifocus nie richtig funktioniert hat. Deshalb lieber gar nicht als halbgar. Designtechnisch würde ich mich zudem über einen „Darkmode“ für iOS freuen. Im Zuge von MacOS Mojave gibt es den schon und da wäre es nur konsequent wenn der da auch noch kommen könnte.

Fazit:

Things hat meinen GTD Alltag wiederbelebt und das auf eine sehr unaufdringliche Art und Weise. Alles was mir an Omnifocus zuletzt zu überladen war und mich letzten Endes davon abhielt produktiv damit zu arbeiten ist hier nicht der Fall.

Dennoch ist Things keine „ToDo-Spielerei“ wie andere Angebote sondern eine ernstzunehmende Aufgabenverwaltung mit Tiefgang. Das durchdachte Design hilft einem sich schnell einzufinden und die verlässliche Synchronisation über die Things Cloud machen das geräteübergreifende Arbeiten zur Freude.

Für mich momentan absolut erste Wahl. Hier geht’s zur App Website mit Infos und Preisen über aller Versionen. Für den Mac gibt es eine Trail Version zum ausprobieren.

 
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